Importancia del Control y Cierre Administrativo en la Construcción

¿Por qué es importante el control y cierre administrativo?

Uno de los temas más importantes en todo Proyecto de Construcción

Sin duda alguna, uno de los grandes retos es precisamente el de poder tener un control en cuanto a lo que se planea y lo que se ejecuta, y es hasta cierto punto algo normal que durante la ejecución de un proyecto, en sus diferentes etapas y momentos, que vaya surgiendo algunos cambios, ajustes, o incluso correcciones necesarios y por el bien del mismo proyecto (funcional, estructural, estético, etc.).

Dicho esto, el control administrativo de estos cambios (tema principal de este artículo) es de gran importancia durante la ejecución pero sobre todo para el momento del cierre del proyecto, tema que tocaremos más adelante en este mismo artículo.

¿Qué es el control Administrativo?

Pero, ¿de qué se trata este control administrativo?

Bueno, pues se refiere a un control documental, o un control documentado, el cual se lleva a cabo a través de notas de bitácora, documentos o escritos oficiales (según se le conozcan en diferentes partes).

Todo parte de los contratos

Todo proyecto, al menos asi debería de ser, debe de contar con contratos en donde se especifique las características y los entregables, asi como los responsables dentro del mismo. Es de gran importancia contar con estos documentos oficiales pues son a los mismos que se recurre para el momento de entrgar y cerrar un proyecto.

Estos contratos deben de conocerse de manera detallada de parte de todos los involucrados en el proyecto, y en el momento de tener que realizar algún cambio sobre el proyecto (mismo que no estaba contemplado) es necesario llevar a cabo el registro y documentación de dicho cambio (control administrativo) haciendo referencia al documento oficial, El Contrato.

La comunicación como parte clave

Las notas de bitácora, deben de ser sumamente detallados, dirigiéndose a las personas correspondientes de acuerdo a cada uno de los clientes, cuando asi sea el caso, buscando con esto tener una clara y directa comunicación en todo momento.

Buscar mantener una franca y continua comunicación entre la constructora y los clientes, siempre ayudará a que la relación no solo sea buena, sino incluso el proyecto se vea con un mismo objetivo, el de los clientes, donde la constructora es un aliado más del cliente. Pero el buscar llevar esta comunicación en base a documentos (contrato y bitácoras), por canales oficiales, es aún más poderoso y ayuda a generar una gran armonía y tranquilidad en todas las partes involucradas.

Como constructora, es una estrategia que nos beneficia pues no solo elimina una posible confrontación con los clientes, sino que se convierte en un gran respaldo para el momento donde se debe de justificar eventualidades como retrasos derivados de alguno de los cambios requeridos. Existe una gran claridad y entendimiento de los hechos.

Es toda una Cultura de Trabajo

Dentro de cada obra o proyecto debe de existir una persona responsable, un administrador de la obra, quien esté de manera constante (todos los días, todas las semanas) documentándose de todas estas notas de bitácora tan importantes, que lamentablemente aun sabiendo de su importancia aun hoy se siguen haciendo muy poco uso correcto de ellas.

Información Básica

En estas notas de bitácora, se debe anotar información mínima necesaria para dejar documentado el cambio y que con el tiempo cualquier persona pueda consultarlas y entender el cambio.

• Se deben de registrar la fecha
• Quién es el responsable
• Por qué se propició el cambió
• Y si este va a tener un impacto en tiempo y en costo.

Se trata de una actividad vital en todo proyecto de construcción

Comunicados Oficiales

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Después de cada cierto número de bitácoras que se van registrando, regularmente se emite algún comunicado oficial, en donde este comunicado ya no únicamente es para la supervisora de la obra o la gerencia de obra, quien es la intermediaria entre la constructora (BS de México) y el cliente final, para precisamente hacérselo llegar primero al Cliente Final pero también a otros responsables dentro de la constructora.

Siempre una gran comunicación

Cuando el cliente final es informado a través de documentos oficiales, y no solamente a través de comentarios, y con hechos muy contundentes (con un cronograma con fechas y hechos, la nota que se puso, qué fue lo que se puso, si hubo o no respuesta, etc.), de esta manera el cliente final siempre tiene la información importante y de manera oportuna, lo que se convierten en herramientas necesarias para saber qué es lo que está sucediendo con su proyecto. El cliente siempre lo termina agradeciendo!

Uso de Tecnología

El uso de Tecnología 4.0 en la industria de la construcción, se esta convirtiendo en parte de una nueva cultura de trabajo, que se refiere precisamente a documentar justamente cada una de las actividades, más bien los cambios posibles por atrasos, áreas de mejora (ingeniería de valor), y todo esto nos ayuda a acelerar un poco más el proceso.

Si quieres leer un poco más sobre cómo este tema y como en BS de México estamos utilizando la tecnología en nuestros servicios, te invitamos a leer este artículo.

Llevar un control documental asiduo desde el primer día que se empieza la obra o proyecto es VITAL

Arq. Gerardo Becerril | CEO BS de México

Conocimiento del Contrato

El que cada uno de los responsables (Gerente de construcción, Residentes o superintendentes) que intervienen dentro de un proyecto , dentro de la obra, tengan conocimiento y hayan leído el contrato es muy importante. No se busca qué se lo tengan que aprender de memoria, pero sí de que tengan un conocimiento general, lo cual se logra con haberlo leído.

El tener este nivel de conocimiento del contrato ayuda mucho, pues se logra que se conozcan cuáles son los entregables y con ello se pueden generar los argumentos necesario en caso de requerir justificar determinada situación fuera de contrato, o bien ocasionada por cambios en el proyecto necesarios durante su ejecución.

Existen situaciones en los proyectos donde se quieren aplicar cargos de cosas que incluso ni siquiera están contratados, de esa manera se puede debatir o defenderse, haciendo referencia con que no se puede hacer cierta actividad hasta que no este registrada nuevamente en el contrato o al menos en las notas de bitácora y el cliente haya sido notificado de manera oficial.

Ninguna constructora debería de hacer nada que no este autorizado previamente por el cliente.

Arq. Gerardo Becerril | CEO BS de México

Si conocemos nuestro contrato, y con ello nuestros alcances, podemos hacer que la vida de las obras sea mucho más tranquila, no sea tan apresurada, tan presionada. Simplemente con que se vaya documentando todo.

En BS de México hemos trabajado bajo esta metodología con empresas nacionales y extranjeras (Finlandesas, Americanas, Japonesas) siempre con muy buenos resultados, y no se requieren controles muy arduos o con muchos documentos, solo es necesario saber qué documentos se necesitan y en qué momento se necesitan, para con ello lograr tener control y generar claridad y transparencia en el proyecto, y por ende tranquilidad para todos pero principalmente para el cliente final.

Los contratos regularmente no se deben de volver a usar, salvo para comunicados oficiales, ya que todo se va haciendo sumamente planeado, ordenado, llevando todo el control de bitácoras día a día.

Todas las autorizaciones se van poniendo en la bitácora, igual que las No Autorizaciones (se deben de registrar también en la bitácora y describirse el por qué no se autoriza.

ES MUY IMPORTANTE

Es muy importante hacer énfasis en llevar el Control Documental y Administrativo, el cual va a ser de gran ayuda en especial para el cierre de la obra, cierre del proyecto, para que éste sea mucho más rápido y mucho menos tortuoso.

La manera en que se llevan en México los cierres administrativos de los proyectos suelen, por lo general, tardarse hasta años para poder concretar el cierre Administrativo de la obra precisamente por no contar con estos controles documentales.

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